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Boletín Cantabria Interreg-SUDOE
17 BULLETIN
Aug 2013
 
 

30 JUL 2013

Séminaire pour la Gestion de projets du 4ème appel à projets.

Les 4 et 5 juillet a eu lieu à Santander le séminaire pour la gestion de projets du 4ème appel à projets. Les bénéficiaires des 11 projets approuvés lors de cet appel à projets ont assisté à des sessions de formation sur la communication, la gestion technique, administrative et financière encadrées dans la gestion de projets cofinancés par les fonds FEDER.

 

Afin de ne pas retarder le début d'exécution des projets de ce quatrième appel à projets coïncidant avec la dernière ligne droite de l'actuelle période de coopération 2007 - 2013, il a été décidé d'organiser l'événement le plus rapidement possible suite à la décision du comité de programmation réuni le 18 juin dernier à Madrid. Ce calendrier a permis au partenariat des projets approuvés d'entamer l'exécution de leur projet respectif au début du mois de juillet.

 

Pour cette même raison, depuis le début du processus du quatrième appel à projets, il a été pris en considération la nécessité d'accélérer sans pour autant négliger le processus de l'appel à projets. Pour cette raison, les 86 candidatures reçues dans le cadre de cet appel à projets ont été analysées depuis la fin du délai de présentation des candidatures (8 février 2013) jusqu'au comité de programmation du 18 juin dernier. Ajouté à cela la signature des accords d'octroi FEDER formalisée pendant le séminaire, la résolution de cet appel à projets a été exécutée dans une période inférieure à six mois.

 

L'organisation du séminaire a aussi supposé un sprint organisationnel tant pour les bénéficiaires, que pour les organes de gestion. Malgré le court délai pour sa réalisation, il a été possible d' effectuer une table ronde avec la participation des représentants de 3 projets approuvés dans des appel à projets précédents, afin de partager avec le reste des participants les bonnes pratiques durant l'exécution de leurs projets respectifs, sur la gestion et la coordination de projets (VALUE), suivi et évaluation (ELIARE NETWORK SUDOE) et communication (ODYSSEA SUDOE).

 

Adel Mzouri, Vice-président Délégué de la communication de la Communauté Sud Roussillon, et représentant du premier bénéficiaire du projet ODYSSEA SUDOE 2 a partagé avec les participants le succès du plan de communication élaboré dans le cadre du projet ODYSSEA SUDOE. Il a expliqué qu'une des bonnes pratiques relative à l'exécution du plan de communication du projet ODYSSEA SUDOE a été d'impliquer les entreprises destinataires des actions effectuées par les bénéficiaires du projet. Cette mesure, a ajouté le représentant du projet, a permis une diffusion et une utilisation optimale des instruments TIC développés dans le cadre d'ODYSSEA SUDOE. En outre, la création d'un message commun qui définissait l'objectif du projet et transmettait la caractéristique commune des membres du partenariat a aidé à reconnaître et à comprendre le rôle du projet sur le territoire d'action. Adel Mzouri a terminé son intervention en soulignant une autre bonne pratique effectuée pendant l'exécution du projet qui a consisté en la mise en marche d'une procédure régulière de transmission d'information sur les actions de la communication interne et externe au service du programme SUDOE, afin d'informer mais aussi de diffuser les résultats atteints à travers le réseau du SUDOE.

La représentante du projet ELIARE NETWORK SUDOE, Emmanuelle Pallier, responsable de projets au sein du Conseil Régional du Limousin, était invitée pour faire part de son expérience en ce qui concerne le suivi et l'évaluation du projet. Elle a manifesté l'importance d'établir un système d'alertes à travers des indicateurs qualitatifs, afin de prévoir de possibles déviations dans l'exécution du projet. Elle a spécifié que pour l'application correcte de ces indicateurs qualitatifs, il a été nécessaire d'une part de différencier les tâches opérationnelles des tâches techniques, administratives, et d'autre part, d'effectuer périodiquement un bilan de situation. Dans le cas du projet ELIARE NETWORK SUDOE, Emmanuelle Pallier a ajouté que le bilan pour vérifier le suivi de l'exécution du projet a été effectué tous les six mois.

 

Par rapport aux bonnes pratiques menées à bien concernant la gestion et la coordination de projets, Raquel Gómez, gestionnaire de projets de R&D au sein du Centre Innovation et Technologie Alimentaire de La Rioja, et représentante du premier bénéficiaire du projet VALUE, a insisté sur l'importance d'établir rigoureusement entre les membres du partenariat, un plan de travail commun et individuel qui permet l'exécution correcte des activités assignées au projet. Raquel Gómez a ajouté que ce plan de travail se doit d'être lié au chronogramme et au plan financier, pour exécuter les actions selon ce qui est programmé initialement et prévoir ainsi d'éventuelles déviations non considérées préalablement. La représentante du projet VALUE a recommandé d'établir un partage de tâches entre tous les bénéficiaires, et de désigner un responsable pour chacune des actions à exécuter. Pour optimiser la gestion du projet, le partenariat a créé un comité technique et un comité de direction. Le comité technique se chargeait de gérer les actions technico-administratives et le comité de direction était le responsable de gérer les tâches assignées au projet. Raquel Gómez a spécifié la convenance de mener à bien une communication périodique à travers de réunions pour obtenir un contrôle global et concret du projet, et a aussi recommandé de suivre strictement les délais du chronogramme.

 

Les trois participants à la table de bonnes pratiques ont conseillé aux participants du séminaire de maintenir une relation fluide avec le secrétariat technique conjoint afin d'anticiper de possibles imprévus ou résoudre avec promptitude les possibles difficultés rencontrées au long de la gestion du projet.

 

Ces trois projets appartenant à des appels à projets précédents transféreront leur savoir-faire à leurs projets approuvés respectifs dans le cadre de ce quatrième appel à projets.

Après la table de bonnes pratiques et en suivant le modèle de séminaires d'appel à projets précédents, les organes de gestion du programme ont abordé des aspects d'intérêt pour la gestion des projets, comme la façon d'optimiser la gestion d'un projet de coopération, la communication et la capitalisation des projets, les outils à la disposition des bénéficiaires (guide de gestion et application informatique) et finalement le système de suivi des projets (exécution physique et financière).

 

Pendant la première journée du séminaire, chacun des représentants des projets approuvés dans le cadre de cet appel à projets a procédé à la signature de l'accord d'octroi FEDER. À cet acte, a assisté la Ministre Régionale de l'Économie, des Finances et de l'Emploi du Gouvernement de Cantabrie, Cristina Mazas en tant qu'autorité de gestion du programme.

 

La deuxième journée du séminaire a été consacrée à des ateliers parallèles selon le pays d'origine, où il a été principalement abordé la question du circuit financier ainsi que de l'éligibilité des dépenses. La conclusion de ces ateliers permet à chaque bénéficiaire d'exposer ses doutes devant son correspondant national respectif et d'obtenir une information détaillée sur la validation des dépenses. Ces ateliers sont toujours appréciés de la part des participants car ils permettent des échanges constructifs sur des questions concrètes de la gestion et de l'exécution des projets. Plus des trois-quarts des participants ont d'ailleurs évalué positivement cette session.


Les présentations du Séminaire peuvent être téléchargéesici.

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