De nombreux outils sont mis à disposition des promoteurs de projets par le programme SUDOE pour effectuer leur recherche de partenaires potentiels.
Le site Internet du SUDOE, dispose d'une base de données appelée "Bourse de projets". Cette dernière est alimentée par les bénéficiaires potentiels qui déposent leur idée de projet et/ou leur recherche de partenaires.
Par ailleurs, au cours des évènements organisés dans le cadre du programme, des points de rencontre sont toujours organisés pour permettre l'échange entre les participants. Accéder à la bourse de partenaires en cliquant ici
Les propositions des projets sont présentées par le première bénéficiaire (chef de file) au nom de tous les bénéficiaires.
Les projets sont soumis au moyen d'un formulaire de candidature qui constitue la demande d'aide communautaire.
Ils doivent contenir des éléments détaillés sur la description des objectifs, l'identification et la description des participants et leur rôle, la description des activités menées dans le cadre du projet, la description des résultats attendus, un plan financier détaillé ventilé par bénéficiaire, etc.
Le formulaire de candidature et le guide du promoteur sont les documents officiels du programme pour présenter une candidature et sont disponibles en espagnol, français et portugais sur le site Internet.
Les projets doivent permettre un traitement adéquat des différents enjeux transnationaux détectés.
Ils doivent mettre en commun une masse critique de ressources pour obtenir ensemble ce qui ne pourrait pas être obtenu séparément.
Ils doivent contribuer à la cohésion territoriale européenne grâce à un processus intégré qui complètera les autres types de coopération transnationale.
Tout projet qui bénéficie d'un cofinancement de l'Union européenne doit respecter les règlements communautaires relatifs aux Fonds structurels: le Règlement (CE) Nº 1083/2006 (portant dispositions générales sur les Fonds structurels), le Règlement (CE) nº 1080/2006 relatif au FEDER et le Règlement (CE) Nº 1828/2006 établissant les modalités d'exécution des précédents règlements).
D'autres règles communautaire doivent être aussi respectées, à savoir:
12 thèmes qui reflètent les projets approuvés dans le programme de coopération territoriale SUDOE - Intereg IV