Teve lugar nos dias 4 e 5 de Julho, em Santander, o Seminário de Gestão de Projetos da 4ª convocatória. Os beneficiários dos 11 projetos aprovados nesta convocatória assistiram a sessões formativas sobre a comunicação, a gestão técnica, administrativa e financeira, no âmbito da gestão de projetos co-financiados pelos fundos FEDER.

A fim de evitar atrasos no início da execução dos projetos desta quarta convocatória, coincidente com a reta final do atual período de cooperação 2007-2013, foi decidida a organização do evento o mais rapidamente possível, de acordo com a decisão do Comité de Programação do passado dia 18 de junho de Madrid. Este calendário permitiu às parcerias dos projetos aprovados iniciarem a execução do seu respectivo projeto no início de julho.

 

Por esta mesma razão, desde o início do processo da quarta convocatória, se teve em conta a necessidade de aligeirar todo o trâmite sem, no entanto, descuidar o processo da convocatória. Por conseguinte, foram analisadas as 86 candidaturas recebidas no âmbito desta convocatória, desde o final do prazo de apresentação das candidaturas (8 de fevereiro de 2013) até ao Comité de Programação do passado dia 18 de junho. Incluindo-se a assinatura dos Acordos de Concessão FEDER realizada durante o seminário, a resolução desta convocatória foi alcançada num período inferior a seis meses.

 

A organização do Seminário constituiu também um sprint organizativo, tanto para os beneficiários como para os órgãos de gestão. Apesar do curto prazo para a sua realização, foi possível realizar uma mesa redonda com a participação dos representantes de 3 projetos aprovados em anteriores convocatórias. O objetivo foi o de partilhar com os assistentes as suas boas práticas durante a execução do seus respetivos projetos sobre a gestão e coordenação de projetos (VALUE), acompanhamento e avaliação (ELIARE NETWORK SUDOE) e comunicação (ODYSSEA SUDOE).

 

Adel Mzouri, Vice-presidente Delegado da comunicação na Comunidade Sud Roussillon e representante do beneficiário principal do projeto ODYSSEA SUDOE 2 partilhou com os assistentes o sucesso do plano de comunicação, elaborado no âmbito do projeto ODYSSEA SUDOE. Explicou que uma das boas práticas relativa à execução do plano de comunicação do projeto ODYSSEA SUDOE foi a de envolver as empresas destinatárias das ações realizadas pelos beneficiários do projeto. Esta medida, acrescentou o representante do projeto, permitiu uma divulgação e um uso ótimo dos instrumentos TIC desenvolvidos no âmbito do ODYSSEA SUDOE. Além disso, a criação de uma mensagem comum que definisse o objetivo do projeto e transmitisse a característica comum dos membros da parceria ajudou a reconhecer e a entender o trabalho do projeto no território de atuação. Adel Mzouri finalizou a sua intervenção destacando outra boa prática realizada durante a execução do projeto e que consistiu na implementação de um procedimento regular de transmissão de informação sobre as ações de comunicação interna e externa ao serviço do Programa SUDOE, com o objetivo de informar, mas também de divulgar os resultados alcançados através da rede do SUDOE.

 

A representante do projeto ELIARE NETWORK SUDOE, Emmanuelle Pallier, responsável de projetos do Conselho Regional de Limousin foi convidada para dar a conhecer a sua experiência relativamente ao acompanhamento e avaliação do projeto. Manifestou a importância de se estabelecer um sistema de alertas, através de indicadores qualitativos, com o fim de prevenir possíveis desvios na execução do projeto. Referiu que, para a correta aplicação destes indicadores qualitativos, era necessário, por um lado, diferenciar as tarefas operativas das tarefas técnicas eadministrativas e, por outro lado, realizar periodicamente um ponto de situação. No caso do projeto ELIARE NETWORK SUDOE, Emmanuelle Pallier acrescentou que o ponto de situaçãopara verificar o acompanhamento da execução do projeto se realizou cada seis meses.

 

Relativamente às boas práticas levadas a cabo na gestão e coordenação de projetos, Raquel Gómez, gestora de projetos I+D+i no Centro de Inovação e Tecnologia Alimentar de La Rioja e representante do beneficiário principal do projeto VALUE, insistiu na importância de se estabelecer rigorosamente, entre os membros da parceria, um plano de trabalho comum e individual que permitisse a correta execução das atividades adstritas ao projeto. Raquel Gómez acrescentou que este plano de trabalho deve estar vinculado a um cronograma e a um plano financeiro para que possam executar-se as ações, de acordo com o programado incialmente, e prevenir assim desvios não contemplados previamente. A representante do projeto VALUE recomendou que se estabelecesse uma distribuição das tarefas entre todos os beneficiários e que se designasse um responsável por cada uma das ações a executar. Para otimizar a gestão do projeto, a parceria criou um comité técnico e um comité de direção. O comité técnico estaria encarregue de gerir as ações técnico-administrativas e o comité de direção seria responsável por gerir as tarefas adstritas ao projeto. Raquel Gómez referiu igualmente a conveniência de se realizar uma comunicação periódica, através de reuniões, por forma ter o controlo global e concreto do projeto e recomendou que se seguissem estritamente os prazos do cronograma.

Os três participantes da mesa de boas práticas aconselharam os assistentes do Seminário a manterem um relação fluída com o Secretariado Técnico Conjunto para prevenir possíveis imprevistos e resolver com celeridade possíveis dificuldades encontradas durante a gestão dos projetos. Estes três projetos, pertencentes a convocatórias anteriores transmitirão o seu savoir-faire aos seus respetivos projetos, aprovados na quarta convocatória.

Após a mesa de boas práticas e seguindo o modelo de seminários de convocatórias anteriores, os órgãos de gestão do Programa abordaram aspetos de interesse para a gestão dos projetos, tais como o modo de otimizar a gestão de um projeto de cooperação, a comunicação e capitalização dos projetos, as ferramentas à disposição dos beneficiários (Guia de Gestão e Aplicação Informática) e, finalmente, o sistema de acompanhamento dos projetos (execução física e financeira).

 

Durante o primeiro dia do seminário procedeu-se à assinatura do Acordo de Concessão FEDER com cada um dos representantes dos projetos aprovados no âmbito desta quarta convocatória. Assistiu ao ato a Conselheira de Economia, Finanças e Emprego do Governo da Cantábria, Cristina Mazas, como Autoridade de Gestão do Programa.

A segunda jornada do Seminário foi dedicada a ateliers paralelos, de acordo com o país de procedência, nos quais se trataram principalmente as questões relativas ao circuito financeiro e à elegibilidade das despesas. A realização destes ateliers permite a cada beneficiário expor as suas dúvidas ao respetivo correspondente nacional e obter informação sobre a validação das despesas. Os participantes no seminário consideram estes ateliers positivos, uma vez que permitem intercâmbios construtivos sobre questões concretas em relação à gestão e execução dos projetos. Mais de três quartos dos participantes avaliaram positivamente esta sessão.

As apresentações do Seminário podem ser descarregadas aqui.